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COMMENT FIDELISER ET ACCUEILLIR UN NOUVEAU MEMBRE

par blogphayelangonnais 1 Février 2015, 10:56

COMMENT FIDELISER ET ACCUEILLIR UN NOUVEAU MEMBRE

Savez-vous que, durant les 12 mois de la dernière année rotarienne (2013-2014), 168 membres ont quitté notre District ?
Ceci représente 6% de notre effectif, pourcentage assez régulier d'une année sur l'autre ; c’est donc 1,8 départ par Club.
Parallèlement aux efforts que nous déployons pour recruter et pour créer de nouveaux Clubs, ne faudrait-il pas accorder plus d'importance à la fidélisation ?
Notre attention et notre accompagnement doivent s'exercer dès l'intronisation du nouveau membre.
L'accueil qu'il recevra au cours des premières réunions, l'insertion rapide dans une des commissions du Club, le suivi personnalisé par son Parrain (ou son Mentor), sont autant de gages d'une intégration réussie et d’un engagement pérenne.
Au cours des années suivantes, prendre contact sans attendre avec les membres dont l'assiduité chute, pour en comprendre les raisons et contribuer à les solutionner, permettra souvent d'éviter des départs.
Clé de succès des Clubs, la fidélisation est l'affaire de tous.

Jean-Claude BROCART
Responsable commission Effectifs (TOULOUSE)

Au-delà de la formation
Un programme d’orientation pour nouveaux
membres efficace doit assurer leur intégration
dans le club. Pour cela, il s’agit de prévoir
également :
• Des cérémonies d’intronisation
• Un programme de mentors
• L’implication de la famille
Cérémonies d’intronisation
L’intronisation d’un nouveau membre marque le
début de plusieurs années d’engagement et
d’accomplissements, et mérite d’être célébrée de
manière notoire. Invitez la famille du nouveau
membre à la cérémonie et encouragez tous les
Rotariens du club à bien accueillir le nouveau
membre et son conjoint. Prenez le temps de leur
présenter chaque membre du club à la fin de la
cérémonie.
Suggestions
• Organisez l’intronisation dans un cadre
différent de celui des réunions.
• Décorez la salle avec les fanions du club et
emblèmes du Rotary.
• Encouragez les membres du club à faire part
de leur engagement et fierté d’être Rotarien.
• Demandez au nouveau membre de préparer
un petit discours soulignant ses acquis
personnels et professionnels.
Vous trouverez deux exemples de script de
cérémonie officielle d’intronisation en page 16.
Programme de mentors
Un mentor peut aider efficacement le nouveau
membre à s’intégrer dans votre club. Confiez ce
rôle à des Rotariens engagés et capables de
soutenir les nouveaux membres.
• Cette personne connaît-elle et s’intéresse-t-elle
suffisamment au club et au Rotary ?
• Est-elle prête et en mesure de consacrer le
temps et l’énergie nécessaires à cette responsabilité
?
• A-t-elle des centres d’intérêt communs avec le
nouveau Rotarien (loisirs, professions) ?
Le mentor peut être désigné avant ou après
l’intronisation du membre. Votre club doit fixer
au préalable la date de prise de fonction du
mentor et la durée de ses responsabilités.
Le mentor doit
• Rencontrer régulièrement le nouveau membre
afin de s’assurer qu’il est à l’aise et impliqué
dans le club.
• À l’occasion, accompagner le nouveau
membre aux réunions du club.
• Le présenter aux autres membres.
• Lui expliquer les attributions des diverses
commissions du club et lui suggérer de
s’impliquer dans celle qui lui semble compatible
avec ses centres d’intérêt. Si aucun poste
n’est vacant, le mentor l’invite à participer
aux activités de sa propre commission.
• L’informer des réunions et manifestations
rotariennes au cours de l’année et l’inciter à y
participer. Au cours de ces manifestations, le
mentor accueille le nouveau Rotarien et sa
famille, et les présente aux autres membres du
club.
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• S’assurer qu’il connaît les règles du club,
y compris en ce qui concerne l’assiduité.
• Superviser l’assiduité du nouveau membre et,
le cas échéant, lui proposer de l’accompagner
dans un autre club pour compenser une
absence.
• Répondre aux questions et, sur demande,
proposer avis et conseils.
De nombreux programmes du R.I. sont ouverts
aux conjoints ou aux enfants de Rotariens :
Échanges de jeunes, Amicales, Échanges amicaux,
etc.
Suggestions au nouveau membre afin d’impliquer
sa famille dans le Rotary :
• Inviter sa famille à une réunion du club.
• Inviter sa famille à participer à des actions et
manifestations organisées par le club.
• Inviter des participants à des Échanges de jeunes
ou des boursiers de la Fondation parrainés
ou accueillis par le club/district à son
domicile.
• Encourager son conjoint, et si cela est possible
ses enfants, à assister à la conférence de
district, à des conférences régionales et à la
convention du R.I.
• Inciter ses enfants à rejoindre l’Interact (14-18
ans) ou le Rotaract (18-30 ans).
Étapes
1. Désigner un ou plusieurs membres de la
commission Effectif du club pour organiser
la cérémonie d’intronisation du nouveau
membre.
2. Formuler un système pour identifier des
membres enthousiastes et intéressés par le
rôle de mentor et participer à leur formation.
3. Décider quand, où et comment présenter le
nouveau membre à son mentor.
4. Décider comment communiquer les possibilités
d’implication de la famille aux nouveaux
membres.
Documentation
À discuter et à remettre aux nouveaux
membres :
• Bienvenue au Rotary (page 11)
• Centres d’intérêt (page 13)
• Feuille de renseignements pour
nouveaux membres (page 14)
• Coordonnées du mentor
Note : Le mentor et le nouveau membre
doivent garder chacun une copie des
formulaires remplis.
Participation de la famille
Parce que la participation aux activités du
Rotary se fait au détriment du temps libre du
Rotarien, il est important que les familles
sachent ce que fait le Rotary et comprennent les
responsabilités et les avantages à être Rotarien.
Les possibilités de participation de la famille
varient selon les clubs et les pays. Expliquer aux
nouveaux membres les conditions de participation
de leur famille aux activités de votre club.

(source ROTARY INTERNATIONAL)

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